Das Qualitätswesen stand ursprünglich für die Prüfung der Qualität am Ende eines Arbeitsprozesses um hohe Wertverluste oder Nacharbeit zu vermeiden. Der Begriff des Qualitätsmanagement-Systems (QM-System) verbreitete sich erst nach Einführung der Normenreihe DIN EN ISO 9000. Bei Diskussionen erstaunt die häufig aufgeworfene Frage, was denn vorher gewesen sei. Bei vielen Unternehmern, die zum Teil auf Drängen ihrer Kunden ein normgerechtes System aufbauten und zertifizieren ließen, entsteht immer wieder der Eindruck, als habe es vor der ISO-Reihe 9000 kein QM-System gegeben.
 

Tatsächlich gab und gibt es Unternehmen, die ihre Vision, ihre Unternehmenspolitik - obwohl vorhanden - noch nie schriftlich niedergelegt oder sich bewußt gemacht haben. Genau so, wie sich das Unternehmen Ziele setzt und kontrolliert, ob sie erreicht werden.

Die Frage ist nicht, ob die Elemente eines QM-Systems existieren, sondern ob sie bewußt und systematisch eingesetzt werden und ob sie aufeinander abgestimmt und schriftlich fixiert sind. Dies sicherzustellen, ist die Aufgabe eines integrierten QM-Systems, das an allen für den Unternehmenserfolg relevanten Faktoren anzusetzen hat. Es hat dann eine Berechtigung, wenn es einen positiven Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leistet, wie zum Beispiel:

Kundenzufriedenheit
Imagegewinn
Kostensenkung
Wettbewerbsvorteil
Verbesserung der Ertragskraft oder
Reduzierung der Reklamationsrate

Nur ein gut strukturiertes QM-System ist imstande, die bestehenden und neu hinzukommenden Forderungen, die von den Kunden an das Unternehmen herangetragen werden, in das Unternehmensgeschehen zu integrieren und so gezielt Risiken auszuschalten. Das QM-System soll sicherstellen, daß externe und interne Anforderungen auf wirtschaftliche Art eingehalten werden. Darüber hinaus soll es den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KPV) im Unternehmen unterstützen.

Um zu vermieden, daß das QM-System im wesentlichen ein Eigenleben führt, sollten die Mitarbeiter das Qualitätsmanagement verstehen und darin einen Nutzen für sich erkennen. Die Grundvoraussetzung dafür ist, daß sie sich mit ihrer Tätigkeit in dem beschriebenen System wiederfinden. Auch die oberste Leitung sollte sich mit der Norm identifizieren können.

Einige Eckpunkte auf dem Weg zur Zertifizierung sollen den Aufwand und den Zeitraum für die Einführung eines QM-Systems verdeutlichen: Die Basis aller Aktivitäten auf dem Weg zur Zertifizierung ist eine Bestandsaufnahme der heutigen Abläufe im Unternehmen anhand einer IST- Analyse.

Dazu werden unternehmensspezifische Prozesse abgebildet und die Rahmenbedingungen sowie bereits vorhandene Elemente eines QM-Systems zusammengestellt und überprüft.

Dieser Schritt berührt alle Bereiche und nimmt je nach Größe des Unternehmens nur wenige Tage in Anspruch.

Danach baut der Berater in Absprache mit der Geschäftsleitung oder dem QM-Beauftragten das eigentliche QM-System auf und erstellt die Unterlagen: Handbuch, Verfahrens-, Arbeits- und Prüfanweisungen. Daran sind selbstverständlich auch die Mitarbeiter beteiligt, denn das QM-System ist kein System , das einem Unternehmen übergestülpt wird, sondern wird im Unternehmen bereits gelebt und ist nur noch nicht dokumentiert.
 

Die Mitarbeiter einzubeziehen heißt dabei nicht nur, sie einseitig zu informieren, sondern ihre Bedenken und Verbesserungsvorschläge zu diskutieren. Das dient zusätzlich dazu, unbegründete Ängste im Gespräch mit dem Berater auszuräumen. Schulungen der Mitarbeiter zum QM-System sind ebenso notwendige Bestandteile der erfolgreichen Beratung wie Probeaudits, die eine Zertifizierung erst möglich machen. Der zeitliche Aufwand kann je nach Größe des Unternehmens zwischen einem halben und eineinhalb Jahren liegen.
 
 

Autor: Detlef Siewert, Edermünde